Gestão Documental

Gestão Documental

É a parte da arquivística que cuida de todo o processo do documento dentro das instituições, desde a sua concepção até a sua eliminação. Devido a sua importância vemos hoje nos concursos para as áreas administrativas tanto em nível fundamental, médio e superior ser um dos conteúdos programáticos cobrados.  

Dentro da Arquivística a Gestão de Documentos anda em destaque é o tema mais explorado, em média de 10% a 20% das questões das provas, devido a gama de tópicos por ele abordados. 

Além dos concursos públicos encontrarmos uma opção no mercado para empresas de gestão arquivística, que tratam, armazenam e cuidem dos documentos de outras empresas. Atualmente no Brasil encontramos em média 70 empresas que atuam principalmente no centro-oeste, sudeste e sul do Brasil oferecendo serviços de digitalização e microfilmagem de documentos.

 

Arquivo Morto ou Arquivo Permante?

Hoje encontramos nas instituições uma desvalorização do tema arquivo.

Os documentos são na maioria das vezes geridos de forma inadequada, uma vez que não é dado ao assunto o seu devido valor. Estamos acostumados de ver os documentos que tem mais de 5 anos em caixas esquecidas nos cantos das salas e/ou em salas isoladas sem cuidado e nem organização nenhuma.

Deixando bem claro que arquivo "morto" não existe! O arquivo permanente é constante mutável, sendo todos os dias acrescidos com novos dados e documentos. O que está morto não muda e nem integra com o meio que está inserido, pois não tem vida. A nomenclatura correta é arquivo permanente, que está claramente descrita no Decreto-Lei 4.553/02.

Vemos que o arquivo é o último tema a ser desenvolvido nos planos de investimento e crescimento das instituições, e quando são contemplados fica como último tópico a ser desenvolvido.

E para mudar essa visão social devemos dar o devido valor aos arquivos permanentes, deixando bem claro que o arquivo é a veia mais importante da instituição uma vez que dele temos os parâmetros do passado e do presente e com ele planejamos o futuro.